Im beruflichen Alltag sind E-Mails für die meisten Menschen ein Problem geworden: Es sind viel zu viele und viel zu viele sind ohne jede Relevanz.
Regelmäßig wird – in Online-, aber auch in Offline-Medien – darüber geklagt. Und, denn das erwartet der Leser, es werden Tipps gegeben, wie jeder die E-Mail-Flut eindämmen – und dann managen kann. Zuletzt vorgestern im renommierten Harvard Business Manager.
Als Eigentümer eines Betreibers eines Online-Marktplatzes schwinge ich mich auf, dazu meine Meinung abzugeben: Immerhin arbeiten wie ausschließlich elektronisch. Die einzigen Briefe, die wir erhalten, begleiten die Vereinbarung für die Registrierung. Selbst das Finanzamt, Banken und Anwälte haben akzeptiert, dass wir per E-Mail kommunizieren: Zähneknirschend oder kopfschüttelnd vielleicht, denn sie antworten zäh auf dem traditionellen Postweg und zwingen uns dadurch, die späten Nachfahren der Papyrus-Rollen einzuscannen.
Kurz: Hier läuft so gut wie alles über E-Mail. Und es läuft gut und völlig problemlos. Und das geht so:
Bauen Sie sich zunächst eine „E-Mail-Zwiebel“ auf: Melden Sie bei kostenlosen Anbietern mindestens drei unterschiedliche E-Mail-Adressen an: Eine für alle allgemeinen Zwecke, eine für rein private Zwecke, eine für geschäftsnahe Zwecke – und ergänzen Sie damit Ihre geschäftliche E-Mailadresse, die Sie grundsätzlich hüten.
Verwenden Sie Ihre geschäftliche E-Mailadresse ausschließlich für Dinge Ihres ureigenen Geschäftes. Alles, was nicht dazu gehört, erledigen Sie unter den anderen Adressen: Das gilt vor allem für Bestellungen z. B. bei Amazon und vergleichbare Aktivitäten wie z. B. Ebay, Autovermietungen, Bahn, Flüge, Veranstaltungen oder Umfragen. Diese anderen Adressen schauen Sie sich einmal im Monat an: Ich prophezeie Ihnen: Sie werden so gut wie alle Mails dort ungelesen löschen können.
Arbeiten Sie konsequent mit Filtern: Beauftragen Sie Outlook, die Nachrichten, die Sie erhalten, die Sie aber nicht interessieren, konsequent in den Ordner „Müll“ zu verschieben – oder aber in andere Ordner, die Sie selbst einrichten. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Facebook- oder Xing-Jünger sind: Anderenfalls gehen Sie in Mitteilungen eines hyperaktiven Freundeskreises unter.
Beantworten Sie grundsätzlich alle E-Mails am gleichen Tag, so dass Sie am Abend einen leeren Posteingang haben: Das motiviert ungemein! Wenn Sie Mails nicht am gleichen Tag beantworten können (weil Sie z. B. noch auf Informationen warten), dann schreiben Sie das kurz an den Absender und kündigen Sie an, wann Sie sich wieder melden werden. Dann übergeben Sie diese Antwort an Outlook zur Wiedervorlage unter dem Datum, das Sie dem Absender für Ihre Antwort genannt haben.
Schreiben Sie kurz. Eine E-Mail sollte nicht mehr als fünf Zeilen umfassen: Das freut den Empfänger. Wenn Sie, wie wir, viel erläutern müssen, dann arbeiten Sie mit vorformulierten Texten, die Sie dann nur auf den konkreten Fall zuschneidern und personalisieren müssen.
Streichen Sie für sich persönlich den Button „Allen antworten“. Dann laufen Sie nicht Gefahr, dass Ihnen aus Rache auch alle antworten.
Löschen Sie alles, was Sie nur „CC“ (ein Relikt aus dem frühen Post-Papyrikum: Carbon Copy: süß, gell?) oder gar im Betreff mit „FYI“ erhalten. Bestehen Sie darauf, dass Sie direkt angeschrieben werden, wenn ein Absender möchte, dass Sie etwas tun – und dass er Ihnen sagt, was Sie tun sollen. Anderenfalls tun Sie eben nichts.
Wenn Ihr Posteingang bereits rappelvoll ist und Sie nachts in Gedanken daran schweißgebadet aufwachen: Löschen Sie ausnahmslos alles – und beginnen Sie bei null. Es wird Ihnen nichts Schlimmes widerfahren: Im Zweifel entschuldigen Sie sich mit einer Notlüge. Ein vorgeblicher Systemabsturz kann hier sehr empfohlen werden, stellt er doch obendrein ein tief empfundenes Mitgefühl Ihres Gegenübers sicher.
Das ist im Kern unsere Vorgehensweise. Sie ist ein wesentlicher Baustein für den Ruf von MANATNET im Markt als:
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